KI fürs Telefon auf Deutsch? Fonio vs. Retell im Praxis-Check

KI-Telefonassistenten 2025 - Mehr als nur ein Trend

Telefonanrufe sind nach wie vor in vielen Branchen ein wichtiger Bestandteil der Kundenkommunikation - doch sie bedeuten auch hohen Zeitaufwand und vor Allem Mitarbeiterkosten. Genau hier setzen KI-gestützte Telefonassistenten an. Mit durchaus menschlich-klingenden Telefonstimmen können Unternehmen so 24/7 erreichbar sein, mehrere Gespräche gleichzeitig führen und ihre Personalkosten maßgeblich reduzieren.
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Wie sich das anhört, kannst du hier einmal kurz testen:

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Viele internationale Anbieter wie Retell.ai  oder VAPI.ai (Artikel zu unserem VAPI Vergleich) bieten leistungsstarke KI-Telefonservices an, sind jedoch primär auf den englischsprachigen Markt ausgerichtet. Mit Fonio.ai gibt es eine Alternative, die speziell für die Anforderungen von Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz entwickelt wurde. Bereits über 300 mittelständische Unternehmen, von der Hausverwaltung bis zur Arztpraxis, nutzen Fonio.ai erfolgreich für ihre tägliche Kundenkommunikation.

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Doch welche Lösung passt besser zu deinem Unternehmen? Wir machen den direkten Vergleich zwischen Fonio.ai und Retell.ai - konkret sehen wir uns an welche Schritte notwendig sind um einen deutschsprachigen KI-Telefonassistenten mit den gängigsten Integrationen (Kalender & Follow-Ups) fix-fertig einzurichten, vergleichen die Preise und gehen dann noch einmal genauer auf die Unterschiede der beiden Anbieter ein.

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KI-Telefonassistenten mit Fonio.ai einrichten (5 Schritte)

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Fonio.ai ist im Gegensatz zu Retell eine vollständige Lösung für den DACH-Raum. Die Plattform wurde speziell entwickelt, um KI-Telefonservice für deutschsprachige Unternehmen bereitzustellen, ohne dass Programmierung oder externe Zusatzdienste nötig sind. Fonio bündelt Telefonie, KI-Sprachmodelle und Integrationen in einer benutzerfreundlichen Plattform. Ein voll funktionsfähiger deutschsprachiger Telefonassistent lässt sich somit in weniger als 30 Minuten einrichten.

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1. Registrieren und Startguthaben aufladen

Als erstes erstellt man einen Account auf der Fonio.ai Plattform und beginnt mit der Einrichtung des KI-Assistenten. Statt komplizierter Preismodelle gibt es ein Prepaid-Guthabenmodell: Man lädt einmalig 300€ Startguthaben auf, womit sämtliche Kosten für die ersten Betriebsstunden abgedeckt sind. Dieses Guthaben entspricht einem bestimmten Minutenkontingent (bei ca. 0,30-0,50€ pro Minute) und ermöglicht einen risikofreien Start. Nach der Registrierung führt ein intuitives Dashboard dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Technisches Vorwissen ist mit Fonio.ai nicht erforderlich.

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2. Stimme auswählen und KI-Logik definieren

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Im nächsten Schritt wird bereits festgelegt, wie der KI-Telefonassistent klingen soll und was seine Aufgaben sind. Fonio.ai bietet über 15 verschiedene deutschsprachige KI-Stimmen, darunter männliche und weibliche Stimmen mit deutscher Hochsprache sowie österreichischen Dialekten, zur Auswahl. Du kannst Stimme, Sprechgeschwindigkeit und Tonalität so einstellen, dass der virtuelle Agent zum eigenen Unternehmen passt. Anschließend definierst du in einem schriftlichen Prompt welche Anfragen der Assistent abdecken soll (z.B. Terminvereinbarungen, Kundenservice-Auskunft oder Lead-Qualifizierung). Fonio liefert ebenfalls vorgefertigte Prompt-Vorlagen für gängige Anwendungsfälle, was den Einstieg enorm vereinfacht. Nachdem Stimme und Aufgabenbereich definiert sind, kann der Assistent direkt im Browser getestet werden. So sieht man sofort, wie der Assistent reagiert, und kann Anpassungen vornehmen - ganz ohne Programmierung, sondern rein durch Anpassung des Prompts.

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3. Telefonnummer direkt bei Fonio erwerben und KI Assistent aktivieren

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Sobald der Assistent konfiguriert ist, benötigt er eine echte Telefonnummer. Fonio.ai ermöglicht den Kauf deutscher, österreichischer oder schweizerischer Rufnummern direkt in der Plattform mit nur einem Klick. Es ist kein separater VoIP-Anbieter nötig - Fonio stellt die Nummer bereit (Kosten pro Nummer ca. 7€ im Monat). Die erworbene Nummer kann dann mit dem KI-Assistenten verknüpft werden. Ab diesem Moment ist der Assistent unter dieser Nummer erreichbar und kann Anrufe entgegennehmen oder selbst ausgehende Anrufe tätigen (z.B. für Rückrufe oder Terminbestätigungen).

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4. Follow-Ups und Weiterleitungen konfigurieren

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Im letzten Schritt kann man zusätzliche Automatisierungen während oder nach dem Gespräch einrichten. Follow-up-Nachrichten sind nativ in Fonio integriert - man verbindet einfach seinen E-Mail-Account oder SMS-Dienst (oder nutzt Fonios SMS-Service) und definiert den Inhalt der Nachricht. Über das Fonio-Dashboard lässt sich festlegen, ob der Assistent nach jedem Anruf beispielsweise eine Zusammenfassung per E-Mail oder SMS an den Anrufer versenden soll. Anbei findest du unsere praktischen Video-Guides zur SMS- und E-Mail-Nachbearbeitung mit Fonio:

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• Automatisierte SMS mit Fonio versenden (Follow-Ups, Weiterbearbeitungen, etc.)
• Individuelle Email Prompts mit Fonio erstellen

Ebenso kann man smarte Anrufweiterleitungen einstellen: Erkennt der KI-Assistent etwa, dass ein Anrufer einen menschlichen Mitarbeiter sprechen möchte oder es sich um einen dringenden Fall handelt, kann er das Gespräch automatisch an eine hinterlegte Nummer (z.B. die Nummer eines Mitarbeiters) durchstellen. Die Kriterien dafür legt man mit wenigen Klicks im Dashboard fest.

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5. Kalenderintegration für Terminbuchungen einrichten

Auch eine Kalenderintegration für Terminbuchungen ist bereits intern vorhanden: Fonio kann nahtlos mit z. B. Cal.com gekoppelt werden, sodass der Assistent freie Termine abfragt und direkt einträgt. Die Integration in den eigenen Kalender kann unter Umständen etwas mehr technische Expertise erfordern. Für diese Fälle haben wir bei Fonio.ai einen praktischen Video-Guide erstellt:
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• API-Requests mit Fonio erstellen - So funktioniert's!

Solltest du weitere Unterstützung bei der Kalender-Integration oder der Anbindung an andere CRMs benötigen, setzen wir das Ganze auch gerne für dich um! Im Betrieb bietet Fonio zudem ein Dashboard mit Live-Transkriptionen und Anrufaufzeichnungen, sodass Sie jederzeit Einblick haben, was der Assistent bespricht. Anpassungen können jederzeit vorgenommen werden, falls z.B. neue FAQ hinzugefügt oder die Antworten verändert werden sollen.

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Ein entscheidender Vorteil von Fonio.ai ist die vollständige Datensouveränität für DACH-Unternehmen. Sämtliche Gesprächsdaten und Aufzeichnungen werden ausschließlich innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet - konkret auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg). Keine Sprach- oder Kundendaten verlassen Europa, was nicht nur die Latenz minimiert, sondern vor allem höchste Datenschutz-Standards garantiert.

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KI-Telefonassistenten mit Retell.ai einrichten (7 Schritte)

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Retell.ai ist eine vielseitige Voice-AI-Plattform aus den USA, die entwickelt wurde, um Telefoninteraktionen durch KI zu optimieren. Sie bietet Entwickler-Tools und eine API-first-Umgebung, kombiniert mit einem visuellen und leicht zu bedienenden Agent-Builder. Unternehmen erhalten damit maximale Kontrolle über Sprachmodelle, Telephon-Integration und Workflows. Die Einrichtung eines deutschsprachigen KI-Telefonassistenten mit Retell.ai erfordert folgende Schritte:

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1. Account anlegen und Basis-Setup

Zunächst registriert man sich bei Retell.ai und erhält Zugriff auf das Dashboard, inklusive einem kleinen Startguthaben von ca. 10€. Über das Retell-Dashboard können erste KI-Telefonagenten direkt erstellt und getestet werden. Retell.ai bietet sowohl eine Web-Oberfläche als auch eine Voice AI API, was bedeutet, dass Entwickler den Assistenten per API in eigene Anwendungen einbinden oder über Webhooks steuern können. Für nicht-technische Anwender stellt Retell einen visuellen Agent-Builder (No-Code) bereit. Sollte die Einrichtung der gewünschten Konfigurationen zu technisch werden, bietet Retell.ai hier auch Partnerschaften mit Implementierungsexperten an („Find a Certified Partner“).

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2. Telefonnummer und Telephony-Integration

Retell.ai unterstützt internationale Telefonnummern. Standardmäßig können über Retell Twilio- oder Vonage-Verbindungen genutzt werden. Für einen deutschen Anschluss kauft man entweder über Retell eine Nummer oder verbindet einen eigenen Twilio-/Sipgate-Account, um eine lokale Nummer zu verwenden. Diese Integration erfordert das Hinterlegen von API-Schlüsseln im Retell-System. Eingehende Anrufe auf diese Nummern werden dann per Webhook an den Retell-KI-Agenten weitergeleitet. Retell erlaubt das gleichzeitige Tätigen von bis zu 20 Anrufen (Concurrency-Limit), kann für größere Anforderungen aber skaliert werden. Für Tests bietet Retell Web-Calls direkt im Browser an, um erste Gespräche ohne echte Nummer zu simulieren.

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3. Sprachmodell und Stimme konfigurieren

Ein Kernstück bei Retell.ai ist die flexible Auswahl der KI-Komponenten. Man kann die Sprachverarbeitung (Speech-to-Text, Sprache zu Text), das Language Model und die Stimme weitgehend selbst bestimmen. Retell integriert diverse Dienste out-of-the-box: Für Spracherkennung und Sprachausgabe stehen etwa Deepgram oder OpenAI Whisper (STT) sowie ElevenLabs oder Azure TTS zur Auswahl - teils über Retells eigenes Interface buchbar. Für die KI-Logik bietet Retell eigene LLM-Optionen und auch externe Modelle an. So können Nutzer zwischen unterschiedlichen vortrainierten Modellen (z.B. Varianten von GPT-4) wählen oder sogar ein Custom LLM einbinden. Diese Flexibilität ermöglicht es, das Sprachmodell an spezifische Anforderungen anzupassen. In diesem Schritt definiert der Nutzer auch den Gesprächsleitfaden über das Prompting: Welche Art von Anfragen soll der KI Assistent beantworten, in welchem Tonfall, und wie soll er sich vorstellen. Retell bietet hier keine fertigen deutschen Vorlagen an, daher müssen Unternehmen eigene Dialogprompts entwickeln und ausgiebig testen, bis der virtuelle Assistent natürlich auf Deutsch reagieren kann.

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4. CRM- und Kalender-Integrationen einrichten

Damit dein Retell Telefonassistent wirklich nützlich wird, solltest du ihn im nächsten Step mit deinen bestehenden Systemen verknüpfen. Für Terminbuchungen lässt sich Retell, ähnlich wie Fonio.ai relativ einfach und direkt mit Cal.com verbinden - einfach den Cal.com-Account verknüpfen, den Buchungslink einrichten und die Verfügbarkeiten synchronisieren. So kann der KI-Assistent direkt im Gespräch Termine eintragen. Für CRM-Systeme wie Salesforce, HubSpot oder Pipedrive gibt es Webhooks und eine API. Retell kann nach bestimmten Ereignissen - z. B. nach einem abgeschlossenen Anruf - automatisch Leads ins CRM übertragen oder Anfragen weiterleiten. Wer mehr Automatisierung will, kann Tools wie Zapier, Make.com oder n8n nutzen. Function Calling ermöglicht zudem den Zugriff auf externe Datenbanken oder FAQs, falls das vorher entsprechend programmiert wurde. Diese Flexibilität erfordert jedoch Entwicklungsarbeit.

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5. Follow-Up Emails & SMS einrichten

Mit Retell.ai lassen sich automatische Follow-up-Nachrichten per E-Mail oder SMS realisieren, allerdings nicht direkt über die Plattform selbst. Stattdessen erfolgt die Umsetzung über Integrationen mit externen Diensten. Um eine SMS zu senden, kann Retell.ai mit Twilio verbunden werden. Dadurch lassen sich automatisierte Nachrichten auslösen, beispielsweise zur Terminbestätigung oder für eine Nachbearbeitung nach einem Anruf. Für den E-Mail-Versand ist eine Anbindung an Google Workspace (Gmail) oder andere E-Mail-Systeme erforderlich. Da Retell.ai keine eigene Oberfläche zur Erstellung und Verwaltung von Follow-up-Nachrichten bietet, erfolgt die Steuerung über Drittanbieter-Tools wie Zapier oder Make.com. Diese ermöglichen es, in Kombination mit Retells: Post Call Analysis automatisierte Workflows zu erstellen. Die Einrichtung erfordert in der Regel technisches Wissen oder die Unterstützung durch einen IT-Dienstleister. Alternativ kann ein zertifizierter Retell-Partner bei der Implementierung helfen.

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6. Testen und Optimieren des Telefonassistenten

Nach Konfiguration von Sprache und Integrationen sollte der KI-Telefonassistent gründlich getestet werden. Retell.ai ermöglicht Testanrufe direkt über das Dashboard (oder via Web) mit Echtzeit-Transkription, sodass man verfolgen kann, wie das System auf verschiedene Eingaben reagiert. Dank Live-Transcription und Analyse-Tools können Entwickler Schwachstellen im Dialogfluss erkennen und die Prompting-Logik weiter verfeinern. Retell bietet umfassende Post-Call-Analytics, um Gespräche auszuwerten (z.B. Erfolgsquote, Gesprächsdauer) und die Leistung des Agents zu messen. Hier kann das Unternehmen dann Anpassungen vornehmen. Dieser Optimierungsprozess ist wichtig, da Retells vielseitige Einstellungsoptionen zwar mächtig sind, aber ohne Feintuning nicht automatisch perfekt auf deinen Use-Case und den deutschsprachigen Kundendialog zugeschnitten sind.

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7. Datenschutz und DSGVO-Compliance sicherstellen

Retell.ai gibt an, eine vollständig konforme Plattform zu sein - mit Zertifizierungen nach SOC 2 Type I/II, HIPAA und auch GDPR (DSGVO). Rein formal erfüllt das Unternehmen damit gängige Sicherheitsstandards. Allerdings handelt es sich um ein US-Unternehmen, weshalb EU-Unternehmen die tatsächliche Datenverarbeitung und -speicherung genau prüfen sollten. In der Praxis besteht bei der Standardeinrichtung stets das Risiko, dass Sprachdaten in die USA übertragen werden. Trotz der angegebenen DSGVO-Zertifizierung sollten Unternehmen im DACH-Raum daher eigenständig sicherstellen, dass ihre Datenschutzanforderungen tatsächlich erfüllt werden.

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Retell.ai ist zweifellos eine leistungsfähige Lösung mit großer Flexibilität und vielen hilfreichen Features - von Echtzeit-Transkription bis hin zur mehrsprachigen Unterstützung (18+ Sprachen). Für ein deutschsprachiges Unternehmen ohne eigenes Entwicklerteam kann die Einführung von Retell.ai jedoch schnell komplex werden - von der lokalen Nummerneinrichtung bis zur Feinabstimmung der Telefon-KI für deutsche Dialoge und Dialekte. Vor allem Unternehmen, die besonderen Wert auf Datenschutz und DSGVO-Konformität legen, sind mit Alternativen aus dem DACH-Raum vermutlich besser beraten.

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Retell.ai vs Fonio.ai - Die Unterschiede im Überblick

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Zielgruppe

• ‍Fonio.ai richtet sich speziell an deutschsprachige Unternehmen, darunter KMUs, Agenturen und Entwickler, die eine zuverlässige und sofort einsetzbare KI-Telefonlösung benötigen.
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• Retell.ai spricht primär Unternehmen mit technischen Ressourcen an, die eine flexible, aber technisch aufwendige Voice-KI-Plattform nutzen möchten.

Sprachfokus & Genauigkeit

• ‍Fonio.ai bietet deutsche Sprachverarbeitung out-of-the-box, mit einer markführenden & präzisen Erkennung von Personendaten, Zahlen und sogar Dialekten – optimiert für den DACH-Raum. Auch Englisch wird unterstützt.
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• Retell.ai ist primär auf Englisch ausgerichtet und unterstützt mehrere Sprachen, erfordert jedoch manuelle Anpassungen für eine flüssige deutsche Sprachverarbeitung. Zudem hat das System Schwierigkeiten bei der zuverlässigen Erkennung wichtiger Details wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Bestellnummern, was zu Fehlern in automatisierten Prozessen führen kann.

Set-Up

• ‍Fonio.ai ist eine All-in-One-Lösung, die eine einfache Implementierung garantiert: Telefonnummern lassen sich per Klick erstellen, und die Nachverarbeitung ist nativ in die Plattform integriert. Keine externe Verknüpfung erforderlich – sofort einsatzbereit.
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• Retell.ai ist im Set-up einer deutschen Telefon-KI deutlich komplexer. Nummern und Nachverarbeitung müssen extern angebunden werden (z. B. über Twilio oder andere Services). Individuelle Konfigurationen erfordern kontinuierlichen technischen Aufwand und eine zusätzliche Abstimmung mit Drittanbietern.

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DSGVO-Compliance

• ‍Fonio.ai hostet alle Daten in Deutschland (Nürnberg) und ermöglicht damit 100 % DSGVO-Konformität ohne Datenschutzrisiken.
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• Retell.ai ist standardmäßig nicht DSGVO-konform, da die Server in den USA gehostet werden. Auch wenn eine GDPR-Zertifizierung beworben wird, können Gesprächsdaten in die USA übertragen werden, was rechtliche Risiken für europäische Unternehmen mit sich bringen kann.

Preismodelle & Kosteneffizienz

• ‍Fonio.ai bietet ein All-in-Preismodell von 0,30–0,50 €/Min, inklusive aller Telefoniekosten. Volumenrabatte ab 10.000 Minuten/Monat und individuelle Enterprise-Tarife mit Service-Level-Garantien sind verfügbar.
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• Retell.ai berechnet zwar 0,07 €/Min, jedoch fallen zusätzlich externe Telefongebühren, Nachverarbeitungskosten und Entwicklungskosten an. Unternehmen müssen also individuelle Set-ups erstellen und Kosten für Drittanbieter einplanen, wodurch sich die tatsächlichen Gesamtkosten schnell erhöhen können.

Latenz

• ‍Fonio.ai nutzt EU-Server direkt in Nürnberg und erreicht damit Latenzen von 0,8–1,5 Sekunden – speziell optimiert für Telefonate im DACH-Raum.
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• Retell.ai setzt auf eine globale Serverstruktur, wodurch im DACH-Raum höhere Latenzen von 1,2–2,4 Sekunden entstehen können. Diese Verzögerung kann zu spürbaren Wartezeiten in Gesprächen führen und das Gespräch schnell unnatürlich wirken lassen.

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Fazit: Welche Telefon-KI passt zu deinem Unternehmen?

Sowohl Retell.ai als auch Fonio.ai bieten flexible und leistungsstarke KI-Telefonlösungen, jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

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Retell.ai richtet sich vor allem an Unternehmen mit technischen Ressourcen, die eine hochgradig anpassbare Lösung suchen. Durch die manuelle Wahl der LLM-Systeme, API-Integrationen, Webhooks und individuelles Prompting lassen sich Workflows gezielt steuern. Allerdings erfordert dies einen höheren Konfigurationsaufwand, insbesondere für deutschsprachige Anwendungen, da das System primär auf den englischsprachigen Markt ausgerichtet ist. Zudem müssen Telefonnummern, Nachverarbeitung und Integrationen extern eingebunden werden, was die Implementierung komplexer macht. Auch die Datenschutzanforderungen sollten geprüft werden, da die Standardserver in den USA stehen.

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Fonio.ai hingegen bietet eine schlüsselfertige, speziell für den DACH-Raum optimierte KI-Telefonlösung. Innerhalb von 30 Minuten lässt sich ein voll funktionsfähiger KI-Assistent einrichten, der direkt einsatzbereit ist, ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand oder externe Zusatzdienste. Die Plattform vereint Top-Sprachqualität, DSGVO-Konformität und eine einfache Integration in einem All-in-One-System. Dank API-Schnittstellen bietet Fonio ebenso umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Implementierung. Besonders in der Spracherkennung für deutschsprachige Gespräche und wichtige Details wie Namen, Nummern und E-Mail-Adressen sticht Fonio.ai gegenüber Retell heraus.

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Kurz gesagt:

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• Retell.ai ist ideal für Unternehmen mit technischen Ressourcen, die eine hochgradig anpassbare Lösung suchen und bereit sind, mehr Zeit in die Konfiguration zu investieren.

• Fonio.ai eignet sich perfekt für deutschsprachige Unternehmen, die eine sofort einsatzbereite, DSGVO-konforme und einfach integrierbare KI-Telefonlösung benötigen - jedoch ohne Kompromisse in der Flexibilität (API-Schnittstellen).

👉 Teste Fonio.ai und überzeuge dich selbst, wie einfach ein KI-Telefonassistent in deinem Unternehmen integriert werden kann.

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