Top 11 KI Telefonassistenten für Unternehmen 2025 (DE) 🗣️

Was kann ein KI-Telefonassistent?

Ein KI-Telefonassistent ist ein Gamechanger für jedes Unternehmen, das auf effektive Kundenkommunikation setzt. Wer täglich zahlreiche Anrufe managen, Termine koordinieren und wichtige Gespräche dokumentieren muss, weiß: Man kann nicht alles selbst übernehmen – schließlich habt ihr auch andere Prioritäten, oder?

Ein KI-Telefonassistent nimmt euch diese Aufgaben ab und kann noch mehr: Er beantwortet Anrufe professionell und personalisiert, nimmt Bestellungen entgegen, gibt Auskünfte zu häufig gestellten Fragen oder leitet Anfragen gezielt an die richtigen Mitarbeiter:innen weiter. Gleichzeitig plant er automatisch Termine in eurem Kalender, erinnert eure Kunden an Vereinbarungen und transkribiert Gespräche, damit ihr sie unkompliziert und lückenlos weiterverarbeiten könnt.

Die besten KI-Telefon-Tools arbeiten nahtlos mit euren bestehenden Systemen wie CRM oder Kalender-Apps (Google, Outlook, etc.) zusammen, sind 24/7 verfügbar und sorgen dafür, dass kein Anruf mehr verloren geht, selbst zu Stoßzeiten. So bleibt euer Team entlastet, und eure Kund:innen erhalten den Service, den sie verdienen.

Willst du wissen, welcher KI-Telefonassistent am besten zu deinem Unternehmen passt? Dann lies weiter und entdecke unsere Top 11 KI-Telefonassistenten und Bots für 2025!

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Die 11 besten KI-Telefonassistenten für 2025

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an KI-Tools, die eure Telefonkommunikation smarter machen können. Aber welches ist das richtige für euch? In diesem Guide konzentrieren wir uns vor allem auf deutschsprachige KI-Telefonassistenten, die unserer Meinung nach 2025 den Markt dominieren werden. Dabei liegt der engere Fokus auf Conversational AI – also KI-Stimmen, die direkt am Hörer für euch Gespräche führen können.

Hinweis: Wir verwenden den offiziellen Google-Seitentitel (Stand November 2024) der jeweiligen Website als Überschrift. Das hat gleich 3 Vorteile:

1. Leichte Auffindbarkeit: Ihr könnt die Tools schnell und unkompliziert online finden.
2. Klarer Fokus: Der Titel zeigt euch direkt, worauf sich das jeweilige KI-Tool spezialisiert.
3. Marktorientierung: An der Sprache des Titels erkennt ihr sofort, ob sich das Tool primär auf den deutschen Markt ausrichtet.

Und jetzt aufgepasst, hier kommen unsere Top 11 KI-Telefonassistenten! 👉

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1. Fonio.ai - Der #1 KI Telefonassistent auf Deutsch

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Wahrscheinlich überrascht es euch nicht, dass wir Fonio.ai ganz oben auf unsere Liste setzen. Für uns sind der Fokus auf den DACH-Markt, die faire, sekundengenaue Abrechnung und die extrem intuitive Plattform die Gamechanger und machen Fonio.ai damit insgesamt zur klaren #1.

Wenn es um KI-Telefonassistenten im deutschsprachigen Raum geht, setzt Fonio.ai neue Maßstäbe. Mit einer unschlagbar intuitiven All-in-One-Plattform ist dieser Assistent die perfekte Lösung für Unternehmen, die keine Kompromisse eingehen wollen und gleichzeitig keine Zeit für aufwendige technische Details verschwenden möchten.

Die Einrichtung ist in unter 30 Minuten erledigt, und das flexible Preismodell sorgt dafür, dass ihr nur zahlt, was ihr tatsächlich nutzt – ohne versteckte Kosten. Fonio.ai bietet euch die volle Kontrolle: Egal, ob ihr einfach starten oder nach und nach weitere Prozesse automatisieren wollt, dieser Assistent passt sich an eure Bedürfnisse an.

Zusätzlich arbeitet Fonio.ai problemlos mit Tools wie Google Calendar, Outlook, Slack oder WhatsApp zusammen. Mit sechs natürlichen Stimmen, unbegrenzten Telefonnummern und automatisierten Transkriptionen hebt ihr eure Kundenkommunikation auf ein neues Level. Und das Beste: Fonio.ai ist 100 % DSGVO-konform und speichert eure Daten sicher in Nürnberg, Deutschland.

Key Facts auf einen Blick

• DACH-Markt-Fokus: Perfekt für deutschsprachige Unternehmen.
• Sekundengenaue Abrechnung: Zwischen 0,30–0,50 €/Minute – Einmaliges Startguthaben von 300 €.
• Intuitive Plattform: Einrichtung in unter 30 Minuten.
• Nahtlose Integrationen: Kompatibel mit Google Calendar, Outlook, Slack, WhatsApp… You Name It!
• Flexible Zusatzfeatures: Rufweiterleitung (0,08 €/Minute), Follow-Up per SMS/WhatsApp (0,15 €/Text).
• Aktuellste KI-Voice-Models: Fonio testet kontinuierlich die neuesten KI-Voice Systeme, um stets die natürlichsten Telefonate zu gewährleisten.
• 6 Stimmen & Automatische Transkripte: Für professionelle und effiziente Kommunikation.
• DSGVO-konform: Datenhosting in Deutschland (Nürnberg).

Mit Fonio.ai habt ihr einen KI-Telefonassistenten, der sich perfekt an eure Bedürfnisse anpasst – von der ersten Einrichtung bis hin zur Integration komplexer Workflows. Startet ohne Aufwand mit eurem ersten KI-Telefonbot und skaliert eure Prozesse mit uns genau so, wie es euer Unternehmen braucht.

Das Beste daran: Die Kontrolle bleibt zu 100 % bei euch! Ihr entscheidet selbst, wie weit ihr eure Prozesse automatisieren wollt. So könnt ihr Fonio.ai Schritt für Schritt ausprobieren – etwa vorerst nur für einfache Aufgaben wie Terminvereinbarungen und später auch für komplexere Workflows.

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2. Synthflow AI: Automate phone calls with AI voice agents

Synthflow AI bietet Unternehmen eine flexible Möglichkeit, ihre Telefonkommunikation mit KI-Sprachassistenten zu automatisieren. Auch diese Plattform erlaubt es, ohne Programmierkenntnisse individuelle Assistenten zu erstellen, die Anrufe entgegennehmen, Termine buchen und Informationen weiterverarbeiten können.

Hauptmerkmale:

• Echtzeit-Terminbuchung: Termine werden direkt im Gespräch vereinbart und ins System eingetragen.
• Nahtlose Weiterleitung: Falls nötig, können Anrufe jederzeit an einen menschlichen Mitarbeiter übergeben werden.
• Nachbearbeitung: Automatische Extraktion und Weiterverarbeitung von Gesprächsinhalten für Follow-ups oder Lead-Anreicherung.
• Dashboard: Ein übersichtliches Dashboard zeigt KPIs und die Performance der KI-Assistenten auf einen Blick.

Preismodell:

Synthflow AI bietet ein flexibles Preismodell, das sich an die Anforderungen von Unternehmen unterschiedlicher Größe anpasst:

• Starter: $29/Monat für bis zu 50 Minuten.
• Pro: $450/Monat für bis zu 2.000 Minuten.
• Growth: $900/Monat für bis zu 4.000 Minuten.
• Agency: $1.400/Monat für bis zu 6.000 Minuten.

Das Modell ist zunächst flexibel, da es einen günstigen Einstieg bietet. Allerdings springt der Preis bei einer Nutzung über 50 Minuten pro Monat direkt auf $450 – was insbesondere für kleinere Unternehmen eine Hürde darstellen kann.

Fazit:

Synthflow AI ist eine leistungsstarke Alternative für Agenturen und größere Unternehmen, die ihre Telefonkommunikation skalieren möchten. Die umfangreichen Automatisierungsfunktionen, Echtzeit-Terminbuchung und das intuitive Dashboard machen die Plattform zu einer attraktiven Wahl vor allem für den internationalen, englischsprachigen Markt.

Allerdings fehlt hier der Fokus für den deutschsprachigen Raum, und das Preismodell könnte für kleinere Unternehmen unpraktisch sein, da es bei einer Nutzung von mehr als 50 Minuten direkt in eine höhere Kostenkategorie springt. Für Agenturen mit einem größeren Telefonvolumen und Fokus auf internationale Kunden ist Synthflow AI jedoch eine starke Option.

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3. VITAS - Der Telefonassistent für Ihr Unternehmen

VITAS ist ein KI-basierter Telefonassistent, der entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Bearbeitung und Strukturierung eingehender Anrufe zu entlasten. Der Assistent erfasst alle relevanten Informationen eines Anrufes und bereitet diese übersichtlich auf der VITAS-Plattform auf. Die Einrichtung ist unkompliziert und dauert etwa 60 Minuten, ohne technisches Know-how.

VITAS wurde in Deutschland entwickelt und ist daher stark auf die Anforderungen des deutschen Marktes und den Datenschutz gemäß DSGVO ausgerichtet.

Hauptmerkmale:

• Einfache Einrichtung: Über einen Browser in wenigen Schritten startklar.
• Strukturierte Erfassung: VITAS dokumentiert Anrufdetails präzise und speichert sie auf der Plattform für eine effiziente Nachbearbeitung.
• Flexibel anpassbar: Mithilfe von Vorlagen passt sich der Assistent schnell an die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens an.
• Datenschutz & Sicherheit: ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform, inklusive datenschutzfreundlicher Voreinstellungen.

Preismodell:

VITAS bietet verschiedene Tarife, die sich nach Konversationsvolumen und Unternehmensgröße richten:

• Flex: 39 €/Monat + 0,23 € pro Konversation.
• Basic: 99 €/Monat, inklusive 500 Konversationen. Danach 0,20 € pro Konversation.
• Plus: 249 €/Monat, inklusive 1.500 Konversationen. Danach 0,20 € pro Konversation.
• Individual: Ab 2.500 Konversationen – auf Anfrage auch als Flatrate erhältlich.

Das flexible Preismodell ermöglicht Unternehmen einen Einstieg mit geringem Volumen, während größere Tarife auf Wachstum und umfangreiche Anrufvolumina ausgelegt sind. Wir finden das Pricing bei VITAS insgesamt sehr fair, jedoch kommt man auch hier, um eine monatliche Grundgebühr nicht herum.

Fazit:

VITAS ist eine durchdachte Lösung, vor allem für Standardanfragen in spezialisierten Branchen wie dem Gesundheitswesen oder Callcentern. Sie punktet mit einem klaren Fokus auf Funktionalität und der effizienten Bearbeitung von Anliegen (statt auf möglichst natürliche Gespräche mit den AI-Agenten) – ideal für Unternehmen, die ihre bestehenden Prozesse strukturierter und produktiver gestalten möchten.

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4. voiceOne - KI Telefonassistent

Voice-One ist ein KI-basierter Telefonassistent, der sich wie fonio.ai auf Conversational AI spezialisiert hat. Also auf KI-Stimmen, die direkt mit Anrufern interagieren und menschlich klingende Gespräche führen. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Prozesse wie Terminbuchungen, Reservierungen, Bestellungen und Kunden-Support effizienter zu gestalten und dabei professionelle Anruferlebnisse zu bieten.

Hauptmerkmale:

• Anrufannahme: Automatisierte Erfassung und Verwaltung eingehender Anrufe.
• Automatisierte Terminbuchung: Kunden können 24/7 Termine vereinbaren, ohne manuelles Eingreifen.
• Intelligente Weiterleitung: Anrufe werden an die entsprechenden Abteilungen oder Mitarbeiter weitergeleitet.
• Spracherkennung und -synthese: Natürliche Sprachverarbeitung für eine menschlich klingende Kommunikation.
• Integration: Anbindung an bestehende Systeme wie CRM, Kalender und andere Unternehmenssoftware.

Preismodell:

Voice-One bietet verschiedene Preismodelle, die sich an der Unternehmensgröße und dem Anrufvolumen orientieren:

1. Basic: 32 € pro Monat, inklusive 50 Minuten, danach 0,29 € je Minute.
   • Gesprächszusammenfassungen.
2. Premium: 109 € pro Monat, inklusive 350 Minuten, danach 0,29 € je Minute.
   • Gesprächszusammenfassungen.
   • Anbindung an einen Kalender und ein Bestellsystem nach Wahl.
3. Professional: 329 € pro Monat, inklusive 1200 Minuten, danach 0,29 € je Minute.
   • Gesprächszusammenfassungen.
   • Anbindung an einen Kalender und ein Bestellsystem nach Wahl.
   • Eigene Knowledge Base.

Zusätzlich können individuelle Funktionen und Schnittstellen wie SMS-Versand, Slack-Integration oder weitere Kalenderanbindungen hinzugebucht werden. Diese kosten 21–43 € pro Feature und Monat.

Fazit:

Voice-One bietet eine interessante Alternative für Unternehmen, die auf eine hochwertige Conversational AI setzen und ein strukturiertes Preismodell bevorzugen. Besonders der Premium-Tarif mit 350 Minuten inklusive und flexiblen Integrationen macht die Plattform für Unternehmen mit moderatem Anrufvolumen attraktiv.

Allerdings können monatliche Zusatzkosten für individuelle Features wie Kalenderanbindungen, SMS-Integrationen oder andere Schnittstellen auf mehrere Hundert Euro ansteigen. Ein flexibleres Preismodell mit einmaligen Einrichtungsgebühren für Integrationen könnte für Unternehmen mit langfristigen Wachstumsplänen kostengünstiger sein.

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5. Der KI-Telefonassistent für Ihre Terminvergabe! - cituro

Cituro ist ein KI-gestützter Telefonassistent, der sich ausschließlich auf die Terminvereinbarung spezialisiert. Die Plattform bietet eine einfache und effiziente Möglichkeit, Buchungen zu automatisieren, und richtet sich primär an Dienstleister in Bereichen wie Gesundheit, Fitness oder Beauty. Cituro ist zudem ein Partnerunternehmen von VITAS, das wir bereits in diesem Vergleich vorgestellt haben.

Hauptmerkmale:

• Automatisierte Terminbuchung: Kunden können rund um die Uhr Termine vereinbaren.
• Fokus auf flüssige Kommunikation: Die Spracherkennung ermöglicht natürlich klingende Gespräche.
• Individuelle Anpassung: Terminlogiken, Buchungsprozesse und Designs können auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt werden.
• Umfangreiche Integrationen: Unterstützung von Google Kalender, Office 365, Exchange Online sowie Anbindungsmöglichkeiten via Zapier, Make und REST-API.
• Zusätzliche Features: Optionen wie Dokumentupload, Bewertungswidgets oder Standortverwaltung sind in den höheren Tarifen enthalten.

Preismodell:

Cituro bietet vier verschiedene Tarife, die je nach Unternehmensgröße und Funktionsumfang variieren:

1. Basic: 17 €/Monat
   • Standardfeatures wie Online-Kalender, Terminbuchung, Kundenmanagement und Mitarbeitermanagement.
   • Für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen
2. Standard: 25 €/Monat
   • Synchronisation mit Kalenderdiensten (Google, Office 365, Exchange).
   • Erweiterte Buchungs- und Kalenderfunktionen (Serientermine, Termincluster, Dublettenprüfung).
   • Ideal für kleine Teams oder Unternehmen mit höheren Anforderungen.
3. Professional: 34 €/Monat
   • Unterstützung von Zapier, Make und Webhooks.
   • Standortverwaltung, individuelle Benutzerrechte, Löschroutinen und mehr.
   • Für Unternehmen mit spezifischen Individualisierungs- und Sicherheitsbedürfnissen.
4. Premium: 47 €/Monat
   • REST-API für umfassende Integrationen.
   • Anpassbarer Buchungsprozess per WebWidgetAPI.
   • Priorisierter Support und weitere Automatisierungsfeatures.

Fazit:

Cituro ist eine preisgünstige Lösung für Unternehmen, die sich lediglich auf die Automatisierung von Terminvereinbarungen fokussieren möchten. Mit einem Preisspektrum von 17 € bis 47 € pro Monat bietet die Plattform einen erschwinglichen Einstieg, insbesondere für kleinere Unternehmen und Solo-Selbstständige.

Der spezialisierte Fokus auf Terminbuchungen macht Cituro zu einer praktischen Option für Branchen wie Gesundheit, Fitness und Beauty, wo ein effizienter Terminbuchungsprozess entscheidend ist. Allerdings sind die Einsatzmöglichkeiten auf diesen Bereich stark begrenzt, was für Unternehmen mit breiteren Anforderungen ein klarer Tradeoff für den günstigen Preis sein kann.

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6. CallOne: KI-basierte Cloud-Telefonanlage & Callcenter-Software

CallOne ist ebenfalls ein deutscher Anbieter, der nicht nur einen KI-Telefonassistenten, sondern eine breite Palette an Kommunikationslösungen anbietet. Mit klarem Fokus auf Datenschutz kombiniert CallOne drei Hauptfeatures, die Unternehmen bei ihrer internen und externen Kommunikation unterstützen:

• Cloud-Telefonanlage mit KI: Telefonie, kombiniert mit über 100 Echtzeit-Statistiken.
• KI-Callcenter-Software: Effiziente Weiterleitung von Anrufen an Agenten durch eine Vorqualifizierung, unterstützt von einem ChatGPT-basierten VoiceBot.
• VoiceBot: Ein KI-gestützter Assistent, der Anfragen bearbeitet, Anrufe weiterleitet oder Rückrufwünsche entgegennimmt, um Teams zu entlasten.

Hauptmerkmale:

• Omnichannel-Kommunikation: Kundeninteraktionen über Telefon, E-Mail und Chat nahtlos in einer Plattform integriert.
• CRM-Integration: Die nahtlose Verbindung mit CRM-Systemen verbessert die Effizienz im Kundenmanagement.
• Echtzeit-Dashboards: Ermöglicht die Überwachung von Anrufvolumen und Agentenleistung für datenbasierte Entscheidungen.
• VoiceBot-Optionen: Drei spezialisierte VoiceBots stehen zur Verfügung:
  • Concierge-Bot: Leitet Anrufe weiter, ermöglicht natürliche Dialoge statt Tastentöne und ist mit einem FAQ-Bot kombinierbar.
  • FAQ-Bot: Beantwortet häufig gestellte Fragen mithilfe einer ChatGPT-Datenbank sowie firmeneigenen Informationen.
  • Rückruf-Bot: Nimmt Anruferanliegen 24/7 entgegen, erstellt Gesprächszusammenfassungen und verschickt Transkripte per Mail.

Preismodell:

Die VoiceBot-Optionen beginnen jeweils bei 149 €/Monat + 0,20 €/Minute. Jeder zusätzliche VoiceBot kostet 99 €/Monat.

Zusätzliche Optionen:

• Echtzeit-API (Webhook): 99 €/Monat (+49 € einmalig) – Echtzeitdatenübertragung zwischen VoiceBot und Anrufer.
• Conversational-API (AI-Analytics): 99 €/Monat (+49 € einmalig) – KI-gestützte Analysetools für Kundenfeedbacks.

Fazit:

CallOne verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz und bietet mit Cloud-Telefonanlage, Callcenter-Software und VoiceBot drei verschiedene Lösungen unter einer Plattform. Besonders positiv fällt der Fokus auf Datenschutz und die flexible Kombinationsmöglichkeiten der Features auf. Der ChatGPT-basierte VoiceBot bietet erste Ansätze zur Automatisierung von Gesprächen, beschränkt sich jedoch auf ein einziges Conversational-KI-System (ChatGPT). CallOne ist aus unserer Sicht ideal für große Unternehmen, die eine robuste, integrierte Kommunikationslösung für komplexere Prozesse suchen, geht dabei jedoch mit deutlich höheren Kosten einher. Für Unternehmen, die lediglich einen KI-Telefonassistenten suchen, ist es aber eventuell etwas zu viel des Guten.

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7. Vapi - Voice AI for developers.

Achtung, jetzt wird’s ein wenig technisch! Vapi ist keine typische All-in-One-Lösung für Unternehmen, sondern eine spezialisierte Voice-AI-Plattform, die sich vor allem an Entwickler richtet. Mit einem klaren Fokus auf Flexibilität und Anpassbarkeit bietet Vapi eine leistungsstarke Infrastruktur, um maßgeschneiderte Konversations-KI-Anwendungen zu erstellen, zu testen und bereitzustellen. Die Plattform ist vor allem für den englischsprachigen Markt konzipiert, deshalb solltet ihr die DSGVO-Konformität vor einer Implementierung also am besten selbst prüfen.

Hauptmerkmale:

• Flexibilität bei der Auswahl von Anbietern: Entwickler können Sprach-zu-Text- und Text-zu-Sprache-Dienste von Anbietern wie OpenAI, Deepgram, ElevenLabs und anderen nutzen oder eigene Modelle und Stimmen integrieren.
• Breite Anwendungsfälle: Vapi unterstützt Anwendungen wie Kundensupport, Telemedizin, Transportlogistik, Essensbestellung, Mitarbeiterschulungen und mehr.
• Hohe Skalierbarkeit: Die Plattform ist darauf ausgelegt, über 1 Million gleichzeitige Anrufe zu bewältigen.
• Optimierte Leistung: Minimale Latenz durch GPU-Inferenz, intelligente Zwischenspeicherung und Audio-Streaming mit einem privaten Internet-Backbone.
• SDKs für nahtlose Integration: Clientseitige SDKs für Web, iOS, Flutter, React Native und Python sowie Unterstützung für WebRTC und PSTN.

Preismodell:

Vapi berechnet 0,05 USD pro Minute, anteilig pro Sekunde. Zusätzlich fallen Kosten für die verwendeten Anbieter von Transkription, Sprachmodellen, Stimmen und Telefonie an, die direkt weitergegeben werden können. Alternativ können Nutzer ihre eigenen API-Schlüssel einbringen.

Fazit:

Vapi ist eine leistungsstarke Plattform, die sich primär an Entwickler und technische Teams richtet. Mit ihrem Fokus auf Flexibilität, Skalierbarkeit und der Unterstützung zahlreicher Anbieter ist sie ideal für technisch anspruchsvolle Projekte mit hohem Anrufvolumen. Besonders im englischsprachigen Markt überzeugt die Plattform durch breite Integrationsmöglichkeiten und starke Performance. Unternehmen, die großen Wert auf Datenschutz legen oder keine spezialisierten technischen Ressourcen haben, finden vermutlich in Fonio.ai, VITAS oder CallOne eine bessere Alternative.

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8. BlandAI: AI phone calling solution for businesses

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BlandAI ist eine vielseitige Voice-AI-Plattform, die vor allem größere Unternehmen bei der Automatisierung eingehender und ausgehender Anrufe unterstützt. Die Plattform richtet sich sowohl an Entwickler als auch an No-Code-Nutzer und bietet flexible Anpassungsmöglichkeiten. Sie ist global ausgerichtet und unterstützt Anrufe in vielen Ländern, darunter Australien, Großbritannien und Indien. Innerhalb der EU ist der Service zwar prinzipiell verfügbar, jedoch ist es hier ebenfalls wichtig, den Service vorab auf seine GDPR-Konformität zu prüfen.

Hauptmerkmale:

• Globale Verfügbarkeit: Anrufe weltweit, inklusive Sprach-Cloning für Sprachen wie Deutsch, Französisch und Spanisch.
• Flexible Nutzergruppen:
  • Entwickler: Zugriff auf umfassende Funktionen über das Bland-Entwicklerportal.
  • No-Code-Nutzer: Einfache Integration über Zapier oder Make.
• Skalierbare Infrastruktur: Bewältigung von Tausenden Anrufen gleichzeitig für größere Unternehmen.
• Maßgeschneiderte KI: Individuelle Sprachmodelle basierend auf bisherigen Konversationen.
• Community-Support: Austausch mit anderen Nutzern über die Discord-Community.

Preismodell:

BlandAI berechnet 0,09 USD pro Minute, sekundengenau. Kosten fallen nur für verbundene Anrufe an. Für größere Volumenrabatte oder Enterprise-Lösungen kann eine Anfrage gestellt werden.

Fazit:

BlandAI ist in vielerlei Hinsicht vergleichbar mit Vapi, bietet jedoch eine etwas zugänglichere Lösung, die auch ohne tiefgehendes technisches Know-how nutzbar ist. Mit flexiblen Anpassungsmöglichkeiten, einer globalen Ausrichtung und Sprach-Cloning für verschiedene Märkte bietet BlandAI viele Vorteile. Laut eigenen Angaben richtet sich der Service vor allem an größere Unternehmen, die Tausende von Anrufen gleichzeitig bewältigen und auf eine dedizierte Infrastruktur zurückgreifen möchten. Die Plattform punktet zudem mit: Schneller Reaktionszeit, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Wer besonderen Wert auf Datenschutz legt und den deutschsprachigen Markt priorisiert, ist mit Fonio.ai, VITAS oder CallOne vermutlich besser beraten.

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9. Aaron.ai

Wenn du keine Praxis leitest und auch nicht im medizinischen Bereich arbeitest, kannst du diesen Vergleich gerne überspringen. 😉

Aaron.ai ist ein spezialisierter Telefonassistent, der gezielt für den medizinischen Bereich entwickelt wurde. Ob Arztpraxen, Medizinische Versorgungszentren (MVZs) oder Krankenhäuser – Aaron.ai hilft dabei, die telefonische Erreichbarkeit zu optimieren und das Praxisteam durch die Automatisierung von Anrufen zu entlasten.

Hauptmerkmale:

• Automatisierte Anrufbearbeitung: Aaron.ai nimmt Anrufe entgegen, vereinbart oder verschiebt Termine, bearbeitet Rezeptanfragen und verweist Notfälle direkt an den Rettungsdienst oder eine interne Notfallnummer.
• Individuelle Anpassung: Texte und Stimmen können nach den spezifischen Anforderungen der Praxis personalisiert und flexibel angepasst werden.
• Einfache Integration: Aaron.ai kann als Webanwendung parallel zu bestehenden Praxisverwaltungssystemen (PVS) genutzt werden, z. B. in einer Seitenleiste.
• 24/7-Verfügbarkeit: Optional kann der Assistent rund um die Uhr betrieben werden, um die Erreichbarkeit auch außerhalb der Praxiszeiten sicherzustellen.
• Einfache Rückmeldefunktionen: Antworten auf Patientenanfragen können per Rückruf oder über die Web-App mit einer kostenlosen SMS erfolgen.

Datenschutz und Sicherheit:

Aaron.ai erfüllt höchste Datenschutzstandards:

• DSGVO-konform und geprüft durch das Bundesministerium für Gesundheit.
• Datenhosting auf sicheren Servern in Deutschland und Frankreich.
• Zertifiziert nach ISO 27701 und C5-Standards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Fazit:

Aaron.ai ist eine durchdachte Lösung für Arztpraxen und medizinische Einrichtungen, die ihre telefonischen Abläufe effizienter gestalten möchten. Die Kombination aus individueller Anpassung, einfacher Integration und starker Datenschutzstandards macht Aaron.ai zu einer idealen Wahl für den Gesundheitssektor. Die geplante vollständige Integration in Doctolib ab 2025 verspricht zusätzliche Vorteile, da sowohl Online-Terminbuchung als auch telefonische Kommunikation über eine Plattform verwaltet werden können.

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10. Aircall: Sichere Cloud-Telefonie für Support- und Vertriebsteams.

Strenggenommen ist Aircall.io kein klassischer KI-Telefonassistent, der eigenständig Anrufe entgegennimmt und Gespräche führt (keine Conversational-AI). Stattdessen liegt der Fokus hier auf einer modernen Cloud-Telefonanlage, die mit KI-gestützten Features wie Anruftranskription, Themenanalyse und smarten Integrationen punktet. Auch wenn Aircall keine KI-Stimme bietet, hilft die Plattform dennoch dabei, eure Telefonkommunikation effizienter zu gestalten und Teams durch smarte Datenanalysen zu entlasten.

Hauptmerkmale:

• Cloud-Telefonanlage: Aircall ermöglicht effizientes Anrufmanagement ohne teure Hardware.
• KI-gestützte Funktionen:
  • Anruftranskription: Automatische Umwandlung von Gesprächen in Text.
  • Schlüsselthemen-Identifikation: Automatisches Erkennen und Markieren von zentralen Gesprächsthemen.
  • Analysen: KI-basierte Auswertungen zur Verbesserung von Kundenservice und Mitarbeitertraining.
• Integrationen: Nahtlose Verbindung mit CRM-Systemen wie Salesforce und HubSpot, Helpdesk-Tools oder Plattformen wie Slack und Shopify.
• Flexibilität und Skalierbarkeit:
  • Ortsunabhängige Nutzung durch Cloud-Technologie.
  • Skalierbare Rufnummern und Benutzeranzahl – passend für wachsende Unternehmen.
• Zusatzfunktionen:
  • IVR-Sprachmenüs und Skill-basiertes Routing.
  • Telefonkonferenzen mit hoher Sprachqualität.
  • Warteschleifen und Voicemail-Funktionen.

Preismodell:

Aircall bietet zwei Hauptpakete, die sich nach den Bedürfnissen und der Größe eines Unternehmens richten:

1. Essentials (40 €/Lizenz, monatlich):
   • Über 100 Integrationen und API-Zugriff.
   • Unbegrenzte Anzahl eingehender Anrufe (außer gebührenfreie Nummern).
   • Basisfunktionen wie IVR, Gesprächsaufzeichnung, Click-to-Dial und Voicemail.
   • Softphone für Desktop, Android und iOS.
   • Unbegrenzte gleichzeitige Anrufe.
   • Mindestanzahl: 3 Lizenzen (120 €/Monat).
2. Professional (70 €/Lizenz, monatlich):
   • Alle Essentials-Funktionen.
   • Erweiterte Berichte und Analysen.
   • Weitere Produktivitätsfunktionen.
   • Mindestanzahl: 3 Lizenzen (210 €/Monat).

Fazit:

Aircall richtet sich an Unternehmen, die ihre Telefonkommunikation modernisieren und in bestehende Workflows einbetten möchten. Die Plattform bietet praktische Features wie Transkriptionen und CRM-Integrationen, bleibt jedoch in erster Linie eine Cloud-Telefonanlage ohne eigenständigen KI-Sprachassistenten die für dich ans Telefon gehen. Das Pricing ist mit dem Essentials Tarif um 120€ im Monat (mindestens 3 Lizenzen zu je 40€) in unseren Augen fair, aber leider ist es nicht möglich, nur eine einzelne Lizenz zu erwerben. Die Mindestabnahme von 3 Lizenzen könnte insbesondere für kleinere Teams eine unnötige Hürde darstellen.

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11. Pollie AI - AI Telephone Assistant - Talk Less, Achieve More.

Pollie.ai ist ein vielseitiger KI-Telefonassistent aus den USA, der eine breite Palette von Automatisierungsfunktionen bietet. Mit einem starken Fokus auf Aufgaben wie Buchungsmanagement, SMS-Benachrichtigungen und intelligente Anruftranskriptionen richtet sich die Plattform vor allem an Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen und anspruchsvollen Anforderungen. Allerdings fehlen spezifische Anpassungen für den deutschsprachigen Raum, und die DSGVO-Konformität müsste vor einer Implementierung geklärt werden.

Hauptmerkmale:

• Automatisierte Buchungen: Direkte Integration in CRM-Systeme und Buchungsplattformen.
• Omnichannel-Kommunikation: Unterstützung von SMS und WhatsApp für Terminbestätigungen und Benachrichtigungen.
• Sprachverarbeitung: Hochwertige Transkriptionen und Zusammenfassungen für Anrufe.
• Dynamische Anrufweiterleitung: Intelligente Routing-Optionen basierend auf Kundenanliegen.
• Mehrsprachigkeit: Bis zu 10 unterstützte Sprachen
• 24/7-Verfügbarkeit: Rund um die Uhr erreichbar, auch außerhalb der Geschäftszeiten.
• 14-Day Free Trial: Großzügige Testversion für Kunden.

Preismodell:

Pollie.ai bietet drei Preismodelle:

1. Starter – €125/Monat
   • 500 Anrufminuten, 50 SMS/WhatsApp-Nachrichten
   • 2 unterstützte Sprachen
   • E-Mail-Benachrichtigungen und Online-Dashboard
2. Business – €195/Monat
   • 1000 Anrufminuten, 100 SMS/WhatsApp-Nachrichten
   • 4 unterstützte Sprachen
   • CRM-Integrationen, Terminmanagement
3. Pro – €385/Monat
   • 2000 Anrufminuten, 300 SMS/WhatsApp-Nachrichten
   • 10 unterstützte Sprachen
   • Erweiterte Inhalte (z. B. Menüs, Broschüren)

Fazit:

Pollie.ai bietet eine beeindruckende Funktionsvielfalt, hat jedoch klare Nachteile für den DACH-Markt: Der Anbieter stammt aus den USA, weshalb sowohl der Fokus auf den deutschsprachigen Raum als auch die DSGVO-Konformität fraglich bleiben. Zudem sind die Preise mit 125 € bis 385 € pro Monat vergleichsweise hoch, während die inkludierten Minuten und Nachrichten begrenzt sind.

Für internationale Unternehmen mit spezifischen Anforderungen und hohem Automatisierungsbedarf mag Pollie.ai eine interessante Lösung sein. Wer jedoch Wert auf Datenschutz, flexible Preismodelle und einen stärkeren Fokus auf den deutschsprachigen Markt legt, sollte Alternativen wie Fonio.ai, VITAS, CallOne oder Cituro in Betracht ziehen.

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Zusammenfassung & Übersicht

Das war’s! 🎉

Wir haben die Top 11 KI-Telefonassistenten für 2025 unter die Lupe genommen und die spannendsten Lösungen für den deutschsprachigen Markt analysiert. Die Ergebnisse zeigen, wie vielfältig die Optionen sind: Von spezialisierten Tools wie Cituro für die Terminbuchung bis hin zu umfassenden Plattformen wie Pollie.ai, die eine breite Palette an Automatisierungen bieten – für jeden Bedarf gibt es eine passende Lösung.

Doch nicht jedes Tool ist für jeden Einsatz geeignet. Während VITAS und CallOne sich durch spezifische Branchenlösungen auszeichnen, punkten Anbieter wie Cituro oder Fonio.ai mit besonders niedrigen Einstiegspreisen. Pollie.ai beeindruckt durch eine umfassende Feature-Palette, fällt jedoch durch hohe Preise und den fehlenden Fokus auf den DACH-Markt auf.

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Übersichtstabelle

Anbei noch eine grobe Übersicht der KI-Telefonassistenten in unserem Vergleich: