KI-Telefonassistenten: Die 4 besten Anwendungsfälle für Unternehmen 2025!

Doch wie funktioniert ein KI-Telefonassistent eigentlich? Und noch viel spannender: Welche Anwendungsfälle bietet ein KI-Assistent für Unternehmen?

Unsere Top 4 Anwendungsfälle für KI am Telefon stammen direkt aus dem Praxisalltag unserer Kunden - vielleicht ist ja auch etwas Spannendes für dein Unternehmen dabei. Los geht’s! 😉

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Telefon-KI: Grundlegende Technologien und Funktionen

Im Wesentlichen agiert ein KI-Telefonassistent wie ein virtueller Mitarbeiter. Er übernimmt Anrufe für dein Unternehmen und kann komplexe Kundenanfragen verstehen und direkt bearbeiten. Sowohl eingehende (inbound) als auch ausgehende Anrufe (outbound) können von der Telefon-KI rund um die Uhr übernommen werden. Damit das Ganze reibungslos funktioniert, basiert jeder KI-Telefonservice auf drei wesentlichen Technologien:

1. Spracherkennung (Speech-to-Text): Die KI wandelt gesprochene Sprache in Text um. Moderne Systeme erreichen dabei eine Genauigkeit von über 95% und verstehen auch verschiedene Dialekte und Akzente.
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2. Natural Language Processing (NLP): Diese Technologie analysiert den Inhalt des Gesprächs, erkennt Absichten und extrahiert wichtige Informationen. Die KI versteht nicht nur Wörter, sondern erfasst den Kontext und die Bedeutung des Gesagten.
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3. Text-to-Speech: Für die Antworten wandelt die KI Text wieder in natürlich klingende Sprache um. Die moderne Telefon KI klingt dabei erstaunlich menschlich - viele Anrufer bemerken oft nicht einmal, dass sie mit einer KI sprechen.

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Dieser gesamte Prozess läuft während des Telefonats in Echtzeit ab: Die KI nimmt den Anruf entgegen, versteht die Anfrage, generiert eine passende Antwort und gibt sie innerhalb von Sekundenbruchteilen aus.

Ok, spannend - aber wo kommt so ein KI-Telefonassistent jetzt wirklich zum Einsatz? Vom KI Anrufbeantworter bis zum KI Sekretär: Hier kommen die Top 4 Anwendungsfälle aus der Praxis. 👇

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1. KI-Anrufbeantworter - Abheben, wenn du nicht kannst

Du kannst KI-Telefon-Tools wie fonio.ai nutzen, um einen intelligenten KI Anrufbeantworter zu erstellen. Dieser nimmt Anrufe entgegen, wenn du nicht abheben kannst, und fragt nach dem Anliegen sowie den Kontaktdaten. Anschließend schickt er dir eine E-Mail oder SMS mit einem Transkript des Gesprächs.

Die KI ersetzt hier sozusagen deinen "normalen" Anrufbeantworter und stellt sicher, dass du oder dein KI-Assistent 24/7 für deine Kunden telefonisch erreichbar ist. Somit musst du nie wieder am Wochenende ans Telefon gehen, um Kundenanfragen zu beantworten.

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Ein Beispiel:

• Anna ruft bei unserem Co-Founder Daniel an, um sich über unseren Service zu informieren.
• Da Daniel gerade im Meeting ist, geht seine persönliche KI-Assistentin Lena ans Telefon: „Hallo, ich bin Lena, die KI-Assistentin von fonio.ai. Daniel ist gerade nicht erreichbar - kann ich ihm etwas ausrichten?“
• ‍Anna: „Ja, ich habe Fragen zu ein paar Abbuchungen und bräuchte ein paar Rechnungen erneut. Außerdem würde ich gerne über eine engere Zusammenarbeit sprechen. Es wäre super, wenn Daniel mich heute noch zurückruft.“
• ‍Lena: „Alles klar, ich schicke Daniel sofort eine E-Mail mit deinem Anliegen. Er wird sich voraussichtlich heute noch bei dir melden.“

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Daniel erhält direkt nach dem Gespräch eine Zusammenfassung sowie das komplette Transkript per Mail und kann sich so später in Ruhe die Zeit nehmen, Anna mit den passenden Informationen zu antworten.

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KI-Anrufbeantworter: Einrichtung in nur 2 Minuten

Die Einrichtung eines KI-Anrufbeantworters ist mit Fonio ganz einfach. In diesem Video zeigt dir unser CEO und Co-Founder Daniel, wie du deinen eigenen KI-Anrufbeantworter mit Fonio.ai in nur wenigen Minuten einrichtest:

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1. Öffne app.fonio.ai und erstelle deinen KI-Assistenten.
2. Wähle eine Stimme - zum Beispiel „Marie“ oder „Lena“.
3. Definiere die Startnachricht und bearbeite den Prompt:
   • Möchtest du deine Anrufer duzen oder siezen?
   • Willst du neben dem Anliegen auch weitere Infos abfragen, z. B. eine Mail-Adresse?
   • Tipp: Du kannst eine fertige Prompt-Vorlage „Intelligenter Anrufbeantworter“ verwenden und bei Bedarf einfach anpassen.
4. Kaufe direkt über fonio eine Telefonnummer und leite deine bestehende Nummer auf die neue KI-Nummer weiter.
5. Aktiviere nun die E-Mail-Nachbearbeitung:
   • Wähle, ob du das komplette Gespräch oder nur eine Zusammenfassung per E-Mail erhalten möchtest.
   • Optional: Lege Bedingungen fest, z. B. Benachrichtigung nur bei bestimmten Themen.

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Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung findest du hier: Intelligenter Anrufbeantworter

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2. KI-Anrufweiterleitungen - Sofort beim richtigen Ansprechpartner

Es ist ganz einfach, Anrufe im ersten Schritt von deinem KI-Telefonassistenten entgegennehmen zu lassen und je nach Anliegen des Anrufers automatisch an die richtige Abteilung oder den passenden Mitarbeiter weiterzuleiten.

Der Telefonassistent agiert dabei wie ein KI-Sekretär. Ohne mehrmals weiterverwiesen zu werden, erhält der Anrufer schon nach kurzer Zeit den richtigen Gesprächspartner. Ein nerviges „Drücke die 1 für …“ gibt es hier also nicht mehr.
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Ein Beispiel:

• Lars ruft bei der Agentur Kreativblick an.
• Schon nach 2 Sekunden meldet sich die KI-Assistentin Sophie: „Hallo, ich bin Sophie, die KI-Assistentin von Kreativblick. Was kann ich für dich tun?“
• Lars: „Ich interessiere mich für eine neue Website und hätte gerne ein Angebot.“
• Sophie erkennt, dass es sich um eine Projektanfrage im Bereich Webdesign handelt und stellt direkt zu Lukas durch - dem zuständigen Projektleiter für Webprojekte: „Verstanden, ich stelle dich direkt zu Lukas durch. Er ist für unsere Website-Projekte zuständig. Einen Moment bitte …”

Und falls Lukas nicht erreichbar ist, fragt die KI automatisch nach weiteren Infos (z. B. Name, Anliegen, Rückrufnummer) und schickt ihm anschließend automatisiert eine Mail mit einer kurzen Zusammenfassung und dem vollständigen Transkript des Gesprächs. So geht keine Anfrage mehr verloren, und anrufende Kunden werden direkt abgeholt - ganz ohne Warteschleife.

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KI-Sekretär: Einrichtung in nur 4 Minuten

Auch die Einrichtung von automatisierten Weiterleitungen ist mit dem KI-Assistenten von Fonio einfach erledigt. In diesem Video erklärt dir unser CEO & Co-Founder Schritt für Schritt, wie es funktioniert:  

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1. Öffne app.fonio.ai und erstelle deinen KI-Assistenten.
2. Wähle eine Stimme - zum Beispiel „Marie“ oder „Lena“.
3. Definiere die Startnachricht und bearbeite den Prompt:
   • Möchtest du deine Anrufer duzen oder siezen?
   • Soll die KI nachfragen, ob sie das Anliegen richtig verstanden hat?
   • Lege Weiterleitungsregeln fest: z. B. „Wenn es um ein Angebot geht → Weiterleitung an Max Muster (Vertrieb)“.
   • Tipp: Nutze unsere Prompt-Vorlage „KI als Sekretär“ mit bereits hinterlegten Regeln - du kannst sie einfach übernehmen und individuell anpassen.
4. Erstelle unter „Tools“ die konkreten Weiterleitungen:
   • Hinterlege die Zielnummer (z. B. von Max Muster) und speichere sie mit einem passenden Label.
5. Richte eine Rufweiterleitung von deiner bestehenden Nummer auf die neue KI-Nummer ein.
6. Aktiviere die E-Mail-Nachbearbeitung für den Fall, dass niemand erreichbar ist:
   • Wähle, wer eine E-Mail bekommt (z. B. max.muster@test.com).
   • Lege Bedingungen fest: z. B. „wenn die Weiterleitung nicht funktioniert“.
   • Bestimme, ob die gesamte Konversation oder nur die Zusammenfassung verschickt wird.

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Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung einer Telefon-KI als Sekretär findest du hier: KI-Telefonsekretär

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3. KI-Telefon für Terminplanung - Termine automatisch buchen lassen

Viele Kunden bevorzugen die telefonische Vereinbarung von Terminen. Besonders bei Dienstleistern, zum Beispiel Arztpraxen oder Restaurants, ist das auch 2025 noch die beliebteste Art, wie Kunden Termine buchen. Aber 24/7 erreichbar zu sein (auch außerhalb der Geschäftszeiten) ist selbst mit fleißigem Rezeptionspersonal nicht möglich.

KI-Telefonassistenten wie fonio.ai lassen sich direkt mit deinem Kalender verbinden. Dadurch kann die KI ohne menschliche Hilfe auf Kalender zugreifen und direkt Kundentermine ausmachen. Die Telefon-KI prüft verfügbare Zeiten, schlägt passende Optionen vor, bucht den gewünschten Termin ein und verschickt auf Wunsch eine kurze Bestätigung per SMS oder E-Mail. So gehen keine Anfragen verloren, und du sparst dir aufwändige Rückrufe oder ewiges E-Mail-Pingpong.

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Ein Beispiel:

• Sarah ruft in der Zahnarztpraxis Dr. Weber an. Trotz vollem Wartezimmer hebt die KI-Assistentin Eva sofort ab: „Hallo, ich bin Eva, die KI-Assistentin von Dr. Weber. Wie kann ich Ihnen helfen?“
• Sarah: „Ich brauche so schnell wie möglich einen Kontrolltermin.“
• Eva erkennt, dass es sich um eine Terminanfrage handelt, und greift live auf den Terminkalender der Praxis zu: „Gerne. Ich sehe, dass am Montag in zwei Wochen wieder Termine frei sind – soll ich dir die Uhrzeiten nennen?
• Sarah: „Montag geht nicht, aber Dienstag würde gehen.“
• Eva: „Am Dienstag, den 18.08., gibt’s noch Termine um 14:00, 15:30 und 16:00 Uhr. Soll ich einen davon reservieren? Und darf ich dir die Bestätigung per SMS an diese Nummer schicken?“
• Sarah: „15:30 klingt gut. Ja, bitte per SMS.“
• Eva: „Perfekt, der Termin am 18.08. um 15:30 wurde gebucht. Die Bestätigung hast du gerade per SMS erhalten - über den Link kannst du den Termin bei Bedarf jederzeit anpassen.“

Nach dem Gespräch erhält Sarah eine SMS mit Bestätigung, und die Ordination bekommt automatisch eine E-Mail mit Gesprächszusammenfassung und Buchungsdetails.

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KI-Terminvereinbarungen mit Fonio.ai einrichten

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Noch kein Video ? 😢 Wir sind schon dran!

Gerade wird fleißig gefilmt - bald gibt’s hier auch das passende Video mit einem Beispiel direkt aus der Praxis.

Eine Anleitung für die Anwendung als KI-Anrufbeantworter findest du hier: [coming soon]

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4. KI-Telefon im Support - Standardanfragen direkt beantworten

Laut dem Customer Service Benchmark Report von Freshworks sind über 60 % aller Anfragen im Kundenservice Standardfragen - also genau die Art von Anliegen, die ein KI-Telefonassistent ganz einfach für dich übernehmen kann. Das spart enorm viel Zeit, Kosten und vor allem Energie.

Ob Lieferstatus, Öffnungszeiten oder Rückgabefristen: die Telefon-KI erkennt, worum es geht, gibt direkt eine passende Antwort oder erledigt einfache Anfragen direkt für dich. Ganz ohne Warteschleife, 24/7 - und natürlich mit einer lückenlosen Dokumentation der Telefonate.

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Ein Beispiel:

• Jonas ruft beim Online-Shop StyleDepot an.
• Die KI-Assistentin Livi ist direkt zur Stelle: „Hallo, hier ist Livi, die persönliche KI-Assistentin der StyleDepot GmbH – wie kann ich dir weiterhelfen?“
• Jonas: „Hi, wie funktioniert denn bei euch die Rücksendung?“
• Livi: „Du kannst deine Bestellung innerhalb von 30 Tagen kostenlos zurücksenden. Hast du vielleicht deine Bestellnummer zur Hand? Dann kann ich dir gleich sagen, bis wann die Rücksendung möglich ist.“
• Jonas: „Ja, die Bestellnummer ist: STY-DE-7421.“
• Livi greift live per API auf das Shop-CRM zu und antwortet: „Danke! Ich habe deine Bestellung gefunden. Das Paket wurde am 8. März zugestellt - du kannst es also noch bis spätestens 7. April kostenlos retournieren.“
• Jonas: „Perfekt, und wo finde ich das Rücksendeformular?“
• Livi: „Wenn du willst schicke ich dir gleich den Link zur Retourenseite per SMS. Dort kannst du das Rücksendeetikett direkt herunterladen und alles Weitere erledigen. Passt das für dich?“
• Jonas: „Ja bitte, das wäre super.“
• Livi: „Alles klar - die SMS ist bereits unterwegs. Wenn du noch Fragen hast, kannst du dich jederzeit wieder melden.“

Nach dem Gespräch wird automatisch eine SMS mit dem Rücksende-Link an Jonas verschickt und die StyleDepot GmbH erhält eine Zusammenfassung inklusive Bestellnummer sowie das komplette Transkript per Mail.

Mit einem KI Telefonassistenten im Support entlastest du dich und dein Team spürbar. Deine Kunden bekommen sofort die Infos, die sie brauchen - ohne Warteschleife, Rückruf oder ewiges Weiterverbinden. Und wenn’s doch mal komplizierter wird? Kein Problem. Die KI merkt das automatisch und verbindet den Anruf direkt mit der gewünschten zuständigen Person bei dir im Team.

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KI-Telefonsupport mit Fonio.ai einrichten

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Noch kein Video ? 😢 Wir sind schon dran!

Gerade wird fleißig gefilmt - bald gibt’s hier auch das passende Video mit einem Beispiel direkt aus der Praxis.

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Eine Anleitung für die Anwendung als KI Anrufbeantworter findest du hier:  [coming soon]

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KI-Service am Telefon: Lohnt sich das für Unternehmen?

KI am Telefon ist gerade für kleinere und mittlere Unternehmen eine einfache und kosteneffiziente Möglichkeit, den Kundenservice zu automatisieren. Viele unserer Kunden berichten von Zahlen, die das Ausmaß der aktuellen Herausforderungen deutlich machen: Bis zu 60 % der eingehenden Anrufe konnten wegen fehlender Kapazitäten nicht entgegengenommen werden. Und jeder verpasste Anruf bedeutet eben auch eine verpasste Chance.

Gleichzeitig sehen wir bei fonio.ai auch selbst, dass rund 27 % aller Nutzer unseren Service spätabends oder am Wochenende buchen. Das zeigt, wie wichtig es ist, auch außerhalb der Öffnungszeiten für Kunden erreichbar zu sein. Denn wenn hier wichtige Fragen anfallen und gerade niemand erreichbar ist, löst die Telefon-KI solche Anfragen erfolgreich.

Wir sind überzeugt: Vor allem im Kundenservice steckt enormes Potenzial. Das zeigt auch eine aktuelle Statista-Studie: 86 % der KI-nutzenden Unternehmen setzen Künstliche Intelligenz im Kundenservice ein - mehr als in jedem anderen Bereich. Und genau hier ist der Einstieg besonders leicht: Eine KI-Supporthotline ist mit fonio.ai in wenigen Minuten eingerichtet, erfordert keinerlei technische Vorkenntnisse und ist bereits mit kleinem Budget sofort umsetzbar.

Das Beste? Du hast die volle Kontrolle. Von der simplen KI-Hotline bis zur vollautomatisierten Lösung mit API-Anbindung - fonio.ai passt sich deinen Workflows an und skaliert mit deinem Unternehmen mit. Abgerechnet wird dabei nur, was du wirklich verbrauchst, und zwar sekundengenau.

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Fonio.ai aus Wien - Die führende deutsche Telefon-KI

Für Unternehmen im DACH-Raum sind nicht nur die Funktionen entscheidend, sondern auch die Anpassung an die deutsche Sprache und der Datenschutz. Deshalb setzen wir bei fonio.ai auf eine vollständig DSGVO-konforme Infrastruktur mit Hosting in Deutschland.

Anders als viele US-basierte Anbieter (z. B. Vapi oder Retell) garantieren wir maximale Datensicherheit kombiniert mit führender Gesprächsqualität im DACH-Raum - ohne Kompromisse. Deshalb wurden wir auch bereits im Q2 2025 vom angesehenen Software-Rating-Tool OMR Reviews als „Top Rated – Callcenter Software“ ausgezeichnet.

Das macht Fonio.ai so besonders:

• 100 % DSGVO-konform‍
  • Hosting auf Servern in Deutschland
• 18+ natürliche Stimmen‍
  • auf Deutsch und Englisch verfügbar
• Parallele Abwicklung von Telefonaten‍
  • so bist du auch zu Spitzenzeiten erreichbar
• Für jede Branche anpassbar‍
  • über einfache Prompts steuerst du selbst, welche Aufgaben die KI übernehmen soll
• Einfache Integrationen‍
  • Anbindung an Kalender, CRM-Systeme und viele weitere Tools
• Live-Abfragen im Gespräch‍
  • die KI kann während des Anrufs Informationen aus deinem System abrufen und direkt verwenden
• Sekundengenaue Abrechnung‍
  • du zahlst nur, was du tatsächlich nutzt
• Einfacher Nummernkauf‍
  • direkt per Klick über unsere Plattform
• Einsatzbereit in unter 30 Minuten
  • ‍ganz ohne technisches Vorwissen
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Einer unserer Kunden fasst es treffend zusammen:

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Also, worauf wartest du? Probiere es jetzt auf https://www.fonio.ai/ selbst aus!

Du wirst überrascht sein, wie schnell dein erster persönlicher KI-Telefonassistent einsatzbereit ist 😉

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